ساختار سازمانی چیست؟
ساختار سازمانی الگوی عملیاتی است که نحوه برقراری ارتباط و انجام فعالیت‌های کارکنان را در یک سازمان تعریف می‌کند. این الگو، به کارکنان کمک می‌کند تا به اهداف سازمانی دست یابند.
ساختار سازمانی، یک چارچوب بصریِ سلسله مراتبیِ درون سازمانی ایجاد می‌کند تا با نگاه کردن به آن بتوان به خوبی متوجه نقش‌ها و جایگاه هر یک از افرادِ سازمان شد.
چرا ساختار سازمانی برای کسب وکارها اهمیت دارد؟
ساختار سازمانی به دلایل متعدد ضروری است. اولاً، به صاحبان کسب وکار، یک تفکیک بصری از سلسله مراتب مختلف در سازمان ارائه می‌دهد که این امر با استفاده از نمودار یا چارت سازمانی امکان پذیر است. همچنین نمودار سازمانی، نموداری است که ساختار سازمانی و روابط متقابل کارکنان در یک سازمان را نشان می‌دهد.
انجام این کار می‌تواند به عنوان راهنمایی برای استخدام کارکنان آینده و مدیریت آنها باشد. وقتی کارکنان شما، ایده روشنی از نقش‌های خود و نقش‌های بالاتر از خود داشته باشند، می‌توانند انتظارات خود را مدیریت کنند و با انگیزه‌ی پیشرفت در سازمان و ارتقاء شغلی می‌توانند عملکرد بهتری از خود نشان دهند.
همچنین ساختارهای سازمانی به بهبود فرآیند تصمیم گیری کمک می‌کنند. به عنوان مثال، در ساختارهای وظیفه‌ای (که در ادامه به آن خواهیم پرداخت)، کارکنان به بخش‌هایی تقسیم می‌شوند که هر بخش، مسئولیت وظایف و جنبه‌های اساسی سازمان را بر عهده دارد. این روش، امکان جمع‌آوری سریع‌تر داده‌ها را در هر کدام از و احدها فراهم کرده و با همکاری و به اشتراک گذاشتن اطلاعات ورودی، آنها می‌توانند تصمیم‌های بهتری برای سازمان بگیرند.
معرفی انواع ساختارهای سازمانی
بسته به اندازه یک کسب و کار و اهداف آن، ساختارهای سازمانی متفاوت خواهند بود که هر کدام از آنها، مزایا و معایب خود را دارند. همانطور که قبلا به آن اشاره کردیم، ایجاد یک ساختار سازمانی، مزایای زیادی برای سازمان‌ها در پی دارد. بنابراین در ادامه به انواع مختلفی از ساختارهای سازمانی اشاره می‌کنیم:
- ساختار سازمانی وظیفه‌ای
- ساختار سازمانی محصول محور
- ساختار سازمانی بازار محور
- ساختار سازمانی مبتنی بر حوزه جغرافیایی
- ساختار سازمانی فرآیند محور
- ساختار ماتریسی
- ساختار دایره‌ای
- ساختار مسطح
- ساختار شبکه‌ای
چگونه بفهمیم کدام ساختار سازمانی برای کسب‌وکار ما مناسب است؟
هیچ ساختار سازمانی واحدی برای همه کسب‌وکارها، بهترین نیست. هنگام تعیین یک ساختار مناسب برای سازمان خود، به این فکر کنید که چقدر می‌خواهید به کارکنان خود اختیار بدهید، چقدر حاضر هستید به نوآوری اهمیت دهید، سازمان شما چقدر بزرگ است و چقدر تعامل بین کارمندان برای شما مهم است. پس از سنجیدن این عوامل، احتمالاً خواهید فهمید که کدام ساختار سازمانی برای شما بهترین است – و اگر اشتباه متوجه شوید، ممکن است به سراغ ساختار سازمانی دیگری بروید.
چگونه ساختار سازمان خود را طراحی کنیم؟
هر ساختاری را که انتخاب کنید، باید برای اجرای آن تلاش کنید. در اینجا ۸ مرحله ساده برای طراحی ساختار سازمانی از ابتدا آورده شده است.
اساسنامه ایجاد کنید
اول از همه، شما باید اسناد و مدارک را آماده کنید. شما به یک اساسنامه پروژه نیاز دارید که در آن هدف از ساختن یک ساختار روشن، سهامداران کلیدی و مسئولیت‌های آنها را بصورت شفاف بیان کند. این اساسنامه، برنامه تقریبی شما برای اجرای یک ساختار سازمانی است که باید به گام‌های بعدی شما جهت دهد.
در زمان خلق این اساسنامه، می‌توانید به سوالات زیر پاسخ دهید:
- چرا به طراحی یا بازطراحی ساختار سازمانی نیاز دارید؟
- چه زمانی باید شروع کنید؟
- سهامداران اصلی این پروژه چه کسانی هستند؟
- در ابتدا باید چه کاری انجام دهید؟
- سازمان به کجا خواهد رفت؟ آیا ساختار سازمانی در یک سال آینده متناسب با عملکرد کسب‌وکار خواهد بود؟
استراتژی خود را خلق کنید
برای ساختن یک ساختار از ابتدا، باید با ترسیم یک استراتژی بلند مدت و ترسیم اهداف شروع کنید. چشم انداز آینده شما از سازمان‌تان، تعیین می‌کند که کدام ساختار سازمانی برای شما عملکرد بهتری دارد.
۱. فرآیندها و سیستم‌های داخلی خود را ارزیابی کنید
اگر کسب‌وکار شما مدت زیادی است که فعالیت می‌کند، به استراتژی فعلی خود نگاهی بیندازید و سعی کنید حوزه‌هایی که نیاز به بهبود دارد را مشخص کنید. آیا لازم است ایدئولوژی اصلی و فرهنگ سازمان خود را دوباره مرور کنید؟ شما تنها با صحبت با کارمندان و مدیران خود می‌توانید به این سوال پاسخ دهید.
وقتی می‌دانید کجا ایستاده‌اید و چشم‌انداز روشنی از آنچه می‌خواهید به دست آورید؛ دارید، ایجاد یک جهت سازمانی نباید مشکل‌ساز باشد.
۲. ساختار خود را طراحی کنید
درک روشن از استراتژی سازمان، به شما این امکان را می‌دهد تا انواع ساختار سازمانی نامرتبط را فیلتر کنید و ساختاری را انتخاب کنید که با ارزش‌ها، ماموریت و اهداف اصلی شما مطابقت داشته باشد.
یکی از ساختارهای سازمانی که در بالا به آن اشاره کردیم را انتخاب کنید و از آن به عنوان الگویی برای طراحی چارت سازمانی خود استفاده کنید. این نمودار به عنوان ارگانوگرام نیز شناخته می شود- ارگانوگرام نموداری است که برای تجسم روابط بین افراد، تیم‌ها و بخش‌ها در یک سازمان استفاده می‌شود.
۳. برنامه‌های تغییر را ایجاد کنید
در این مرحله، زمان آن رسیده تا یک گردش کار بهینه برای پیاده‌سازی یا تغییر ساختار جدید کسب وکار خود تهیه کنید. با ذینفعان صحبت کنید و در مورد ضرب الاجل ایجاد یک ساختار سازمانی جدید تصمیم بگیرید. فهرستی از توصیه‌ها را برای مدیران ارشد و رهبران تیم تهیه کنید که به انتقال تغییرات به سایر اعضای سازمان کمک می‌کند.
۴. ساختار جدید خود را اجرایی کنید
در این مرحله، رهبران باید یک برنامه اجرایی ایجاد کنند که شامل آموزش تیم‌هایشان برای پذیرش نقش‌ها و مهارت‌های جدید و همچنین نحوه پیروی از چارچوب تصمیم‌گیری و گزارش‌دهی جدید باشد. کارمندان هفته به هفته به ساختار سازمانی جدید خود عادت کرده و با تغییرات سازگار می‌شوند.
۵. تاثیر تغییرات را رصد کنید
تغییر ساختار سازمانی، ممکن است ماه‌ها طول بکشد، و به احتمال زیاد عملکرد تک تک کارکنان یا حتی کل تیم‌ها در مقطعی کاهش می‌یابد. با این حال، شما می‌توانید تأثیر یک ساختار جدید را تنها پس از تکمیل انتقال ارزیابی کنید.
با ایجاد ساختار سازمانی جدید، شروع به بررسی عملکرد کنید و با مدیران اجرایی به گفتگو بپردازید. این مهم است که مشارکت هر بخش را زیر نظر داشته باشید – به احتمال زیاد تغییرات برای همه افراد سازمان به یک اندازه خوب عمل نمی‌کند.
۶. بازخوردها را جمع‌آوری کنید و بهبود دهید
هنگامی که یک ساختار سازمانی را پیاده‌سازی می‌کنید، برای انجام تنظیمات جدید هیچ‌وقت دیر نیست. در کنار بررسی عملکرد، کارکنان خود را بررسی کنید تا بدانید که آنها در مورد یک ساختار جدید چه احساسی دارند. ممکن است اطلاعاتی که آنها به شما می‌دهند؛ کمک کند تا طراحی ساختار سازمانی را بدون هزینه و تلاش اضافی تنظیم کنید.
چگونه می‌توان اثربخشی ساختار سازمانی را اندازه‌گیری کرد؟
برای سنجش اثربخشی یک ساختار سازمانی، باید سیستم خود را زیر نظر داشته باشید تا ببینید آیا نتایج مثبتی ایجاد می‌کند یا خیر. این امر به شما کمک می‌کند تا تعیین کنید آیا ساختار موجود را حفظ کنید یا یک ساختار جدید را در پیش بگیرید.
برخی از معیارهایی که می‌توانید برای اندازه‌گیری موفقیت ساختار سازمانی خود استفاده کنید عبارتند از:
۱. عملکرد سازمان:
یکی از نشانه‌های موثر بودن ساختار سازمانی، توانایی در دستیابی به اهداف است. شما می‌توانید با مقایسه میان سود و دستاوردهای خود با ساختار فعلی، و سود و اهداف پیش‌بینی شده سازمان خود، اثربخشی ساختار سازمانی را درک کنید. اگر فاصله زیادی بین جدول زمانی که برای دستیابی به آن اهداف مشخص کرده‌اید وجود داشته باشد، ممکن است این ساختار برای شما ایده آل نباشد.
۲. پاسخگویی و ماهیت مدیریت:
ایجاد یک سیستم مدیریت سالم، یکی از دلایل اصلی اتخاذ ساختارهای سازمانی توسط سازمان‌ها است. ساختارها، نظم و ارتباطات را در سازمان ارتقاء می‌دهند. اگر ساختار ضعیفی در سازمان خود دارید، هماهنگی بین کارمندان شما و روسای اختیارات بخش‌ها یا بخش‌های آنها قطع می‌شود. در نتیجه، احتمال بیشتری وجود دارد که شاهد تعارضات کارکنان، بهره‌وری پایین، سطوح بالای دورکاری و پیشرفت کُند در دستیابی به اهداف باشید.
۳. شفافیت در اهداف سازمانی:
یک ساختار سازمانی عالی، تصویر ذهنی واضحی از اهداف و مقاصد اصلی سازمان ایجاد می‌کند و به کارمندان اجازه می‌دهد تا به سرعت بگویند کدام پروژه‌ها نسبت به دیگران اولویت دارند تا بتوانند منابع را بر اساس آن تخصیص دهند.